Ce process décrit les étapes à suivre pour effectuer la revue des comptes mensuelle dans Pilott. L’objectif est d’identifier les comptes à désactiver et de garantir que les utilisateurs actifs sont en conformité avec les règles de l’entreprise.
Étapes du Processus
Lien vers la Vidéo explicative (ouvre un nouvel onglet)
1. Exportation des comptes actifs
Objectif : récupérer la liste des comptes PilOTT actifs potentiellement à désactiver
- Connectez-vous à Pilott.
- Sélectionnez Tous sites en haut de l'écran dans le menu déroulant
- Sur la barre de gauche : Administration Client > Utilisateurs.
- Exportez la liste complète des utilisateurs actifs (sans cocher la case "inactifs").
2. Requête ADP pour les dates de sortie
Objectif : récupérer la liste des collaborateurs présents & sortis pour pouvoir les comparer aux comptes PilOTT
- Accédez à ADP > GAP > Expert.
- Exécutez une requête : Cliquez sur Requêtes sur le ruban supérieur > Etats de sortie en consultation :
- Chemin : Requeteur > Public > 1. RH> 6. SIRH> Vérifications mensuelles > 3-Verif Compte Pilott et signature électronique.
- Cliquez sur la fusée pour générer la requête
- Ouvrez le fichier Excel généré.
3. Comparaison des données (Recherche V)
Objectif : comparer la liste des comptes PilOTT actifs avec la base de données ADP pour en déterminer les comptes PilOTT à désactiver (pour ceux qui ont une date de sortie dans le passé)
- Ouvrez l’export Pilott dans Excel.
- Faites une recherche V (VLOOKUP) basée sur les logins des utilisateurs pour faire correspondre avec les dates de sortie obtenues d'ADP.
- Ajoutez une colonne "Date de fin de contrat" :
- Convertissez cette colonne en format date.
- Filtrez par les utilisateurs qui n'ont pas de date (valeurs « #N/A »). Cela correspond généralement aux externes.
4. Validation des externes via l'annuaire Outlook
Objectif : étant donné que la base de données ADP ne concerne que les collaborateurs internes, ici nous vérifions l'existence des comptes externes au travers de l'annuaire informatique (donc Outlook)
- Pour les utilisateurs externes identifiés (à partir des valeurs #N/A) :
- Vérifiez dans l’annuaire Outlook s’ils figurent encore parmi les contacts actifs.
- Actions à effectuer :
- S’ils figurent dans l’annuaire : Ne pas toucher au compte.
- S’ils ne figurent pas dans l’annuaire : Passez à l'étape de désactivation.
5. Désactivation des comptes
Objectif : désactiver les comptes identifiés dans les étapes 3 et 4 ci-dessus
- Retournez dans Pilott.
- Sélectionnez Tous les sites en haut de l'écran dans le menu déroulant
- Sur la barre de gauche : Administration Client > Utilisateurs.
- Localisez le collaborateur à désactiver.
- Cliquez sur le bouton "Désactiver" (icône sens interdit).
6. Réactivation des comptes (si nécessaire)
- Dans Pilott, accédez à la liste des utilisateurs inactifs en cochant : Afficher les utilisateurs inactifs
- Repérez l’utilisateur concerné.
- Cliquez sur la coche située à droite de la ligne pour réactiver le compte.
7. Verification Changement de poste
- Accédez à ADP > GAP > Expert.
- Exécutez une requête : Cliquez sur Requêtes sur le ruban supérieur > Etats de sortie en consultation :
- Chemin : Requeteur > Public > 1. RH> 6. SIRH> Vérifications mensuelles > 5-Verif Compte Pilott_changement de poste vers RM.
- Cliquez sur la fusée pour générer la requête
- Ouvrez le fichier Excel généré.
- Prendre le fichier de la requête, et comparer avec l'export Pilott si le dernier site est bien à jour. Si ce n'est pas le cas : demander à Adeline si besoin de mettre à jour. (screen ci-dessous)
#N/A : ils ont pas de comptes Pilott, demander si faut en creer
Valeur non vide : est ce que faut migrer dans le nouveau site ou supprimer le compte ?
7. Verification Changement de site géographique
- Accédez à ADP > GAP > Expert.
- Exécutez une requête : Cliquez sur Requêtes sur le ruban supérieur > Etats de sortie en consultation :
- Chemin : Requeteur > Public > 1. RH> 6. SIRH> Vérifications mensuelles > 6-Verif Compte Pilott_changement de site géographique.
- Cliquez sur la fusée pour générer la requête
- Ouvrez le fichier Excel généré.
- Prendre le fichier de la requête, et comparer avec l'export Pilott si le dernier site est bien à jour. Si ce n'est pas le cas : demander à Adeline si besoin de mettre à jour.
- Il s'agit de la même opération que le point 6, seulement une fois les deux fichiers analysés, il faut vérifier si il y a des collaborateurs en commun sur les deux fichiers.
Notes Supplémentaires
- Ce processus est à répéter chaque mois.
- Adoptez un suivi rigoureux pour éviter des erreurs d’activation ou de désactivation.
Document mis à jour par Sunny BRAHMI-TEANG le 27/01/2025.